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北辰区纪委监委档案管理制度
发布时间：2020-11-24 11:29:42 来源：北辰区纪委监委
为加强档案室管理工作，提高档案工作质量，更好地为我委工作服务，结合本单位工作实际，制定本制度。
一、档案安全保密规定
为确保本单位档案信息的安全，制定本规定。
1、档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本单位的机密。
2、档案管理人员应（适当区分）根据国家有关规定和本单位实际，对各种载体的文件和档案划分密级。对涉密文件和档案加强保密措施，并采取相应的借阅制度，在一定时间内只限一定范围的人员知悉。
3、档案管理人员不得私自将涉密文件、档案资料带出档案室。未经批准，不得将涉密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。
4、有关部门需查阅涉密文件或档案须经单位主管领导批准，并只限在档案阅览室利用。利用涉密档案的单位或个人不得擅自扩大范围，有保守秘密的责任和义务。
5、不得与无关人员谈论涉密档案内容。
6、下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。
7、经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。
8、档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。
二、档案保管规定
为保护好本单位的档案材料，维护档案的完整与安全，制定本规定。
1、接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
2、案卷入库要做到卷（件）、目录相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。
3、管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。
4、研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，发现破损档案及时修补、复制，发现问题及时采取措施进行处理。
5、档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。
6、借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。
7、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。
8、每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到账物相符。对破损或载体变质档案，要及时保行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
三、档案库房管理规定
1、档案库房要贯彻“以防为主、防治结合”的原则。
2、库房要有安全防护措施，安装防盗门窗，指定专人管理，非工作人员一律不得进入库房。
3、保持档案库房整齐干净，档案入库前，必须严格检查，档案柜内应施放防霉、防虫药剂。
4、档案库房每半年要定期进行安全检查，按照防火、防盗、防光、防渍、防有害生物、防尘、防高温、防潮、防有害气体等要求，及时排除档案保管中的安全隐患。
5、档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温度基本保持在14－24°C，相对湿度在45－60%之间。
6、保持库房的卫生清洁，库房内严禁吸烟，库房内不准存放易燃、易爆、腐蚀性的物品。
7、节假日或较长时间无人时，要加封加锁，注意保卫。
四、档案鉴定销毁规定
为了保证库藏档案的质量，保护好有价值特别是有重要价值的档案，结合本单位的实际情况，制定本规定。
1、成立档案鉴定工作小组，由主管领导、办公室主任、档案人员及业务部门负责人组成。
2、各部室在文件材料归档时，应根据本单位制定的《归档范围》和《档案保管期限表》，将应归档的文件收集齐全，并准确划分档案的保管期限。
3、对保存在单位档案部门的保管期限届满的档案，先由单位档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交单位档案鉴定小组审定。
4、对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由单位档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送单位主管领导批准后进行销毁。
5、销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册。档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。
6、销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。
7、档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。
五、档案借阅规定
为维护档案的完整与安全，服务单位各项工作，根据单位档案管理的具体情况，制订本规定。
1、本单位员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。
2、借阅本单位档案须办理登记手续，查阅涉密档案须经分管副书记批准，利用涉密档案的部室或个人有保守秘密的责任和义务。
3、本单位档案一般不外借，借阅时应在档案部门指定的地方进行阅览。确须外借的档案，要经分管副书记同意，按时归还。
4、所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。
5、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。
6、摘抄或复印档案材料的有关内容，须按有关规定，经主管领导批准后方可复制。
7、调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
8、外单位人员借阅本单位档案，须持有所在单位介绍信和本人工作证，办理有关手续，经分管副书记同意后方可借阅。
六、档案归档规定
为了完整、系统地保存本单位工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，用以满足各方面的需要，特制定本规定。
1、归档文件材料的范围：按照《文件材料归档范围保管期限表》，凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
2、归档文件材料的要求：必须字迹清楚工整，纸张和文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；材料要完整、系统、准确；必须是原件；保持归档文件材料之间的历史联系，区分不同保管期限，按分类、编号的规定进行分类、登记、编目造册；文件材料归档必须办理移交手续。
3、归档材料质量要求：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的联系，区别不同价值，确定保管期限；两个以上部门办理的工作形成的材料，以主办部门（牵头部门）归档；案卷标题应简明确切，填写齐全。其他要求按照相关规定办理。
4、归档文件材料的时间：各项管理工作形成的文件材料，在第二年的三月份前，要将应归档的文件材料组成保管单位，由本部室负责人审定后，向档案部门归档；当年完成的工作，当年归档，跨年度完成的工作，以完成的年度归档；当年形成的会计档案，在会计年度结束后，由会计部门继续保管一年，期满后，由会计部门编制移交清册，移交单位档案部门统一保管；其它文件材料按有关规定办理。
七、档案统计规定
统计工作是档案现代化管理中的重要环节。为使统计工作更加全面，统计数字更加精确，统计方法和手段更先进和科学化，特制定以下规定。
1、档案统计是档案部门和有关领导掌握情况、分析和研究问题、制订计划、指导工作的重要环节。
2、根据上级有关部门的要求责成专人负责档案统计工作，做到统计准确、填报及时、报送准时，并注意保密。
3、档案的收进、移出、销毁、利用等应建立登记簿及时登记，于年终累计，做到账物相符。
4、及时收集档案利用效果情况的登记，重点收集起到重大效果和对工作起到重要作用的事例。
5、对各种统计数字进行综合分析，找出问题，提出改进措施。
八、档案工作人员岗位职责
为加强本单位档案管理工作，充分发挥档案应有的作用，不断提高档案管理水平，特制订主管档案工作领导、办公室主任、档案部门专（兼）职档案人员、各部门分管档案工作负责人、各部门兼职档案人员、有关专业技术人员、行政干部档案工作职责。
1、主管单位档案工作的领导职责
（1）统一领导单位档案工作，贯彻执行国家《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策及规定；审批单位档案工作规划、规章制度；审批单位档案的鉴定销毁名录。
（2）负责将单位档案工作纳入领导议事日程，定期研究解决档案工作中存在的问题，保证档案工作的有序开展。
（3）监督档案工作岗位责任制的考核及奖罚。
（4）组织协调单位内各部门档案工作的关系。
2、办公室主任的职责
（1）组织贯彻执行国家、省、市及行业有关档案工作的法律法规和业务标准，发动和组织单位档案人员全面完成档案工作任务。
（2）拟定单位档案工作的各项管理制度和年度档案工作计划、总结，听取档案部门工作汇报，检查档案工作任务落实情况。
（3）召开单位档案工作会议，总结布置档案工作，交流档案工作经验，研讨工作中存在的问题和解决办法。
（4）负责单位专（兼）职档案人员的业务培训及学习，负责单位档案工作责任制的考评工作。
（5）负责机密档案借阅和外单位档案借阅的审批，负责对到期档案的鉴定和销毁的组织工作。
3、档案部门专（兼）职档案人员职责
（1）编制档案工作规划、计划、并组织实施；认真执行上级有关档案工作的指示要求，维护档案的齐全、完整、系统、安全。
（2）组织各部门专（兼）职档案人员的业务学习培训；组织单位档案工作责任制的考评工作。
（3）负责单位档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用工作。
（4）指导、督促并协助单位各部门及所属单位做好文件材料的形成、积累、整理立卷及归档工作，把好质量关。
（5）认真执行档案入库的清点、登记、验收、移交目录、保管期限的确定工作，做到帐物相符。
（6）负责机密档案借阅和外单位档案借阅的请示，负责档案鉴定销毁的实施工作。
（7）及时总结档案工作情况，向分管领导汇报档案工作，提出档案工作的意见和建议。
（8）参加本单位基建工程竣工验收和购进设备开箱等活动，监督指导有关部门加强有关文件材料的前期控制，保证其齐全完整、系统准确。
（9）牢固树立服务意识，及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作。
（10）做好档案的保密和“八防”工作，对档案库房、设备、专用工具等设施的添置和档案管理中的问题及时向领导提出建议，对保管档案的安全、完整、保密负责。
4、各部门分管档案工作负责人职责
（1）掌握单位档案工作的有关制度规定，熟知涉及到本部门的具体要求。
（2）将档案工作列入本部门的工作内容之一，做到档案工作与本部门其他工作布置、检查、总结“三同时”；对科研课题、基建工程等档案必须按有关规定做到“四纳入”；配备能适应本部门工作需要的兼职档案人员并保持相对稳定。
（3）对本部门档案的完整、准确进行审查。督促兼职档案人员按时完成文件材料的积累、整理、归档工作；督促本部门业务人员做好文件材料的平时立卷和整理、移交工作；督促本部门领导干部和业务人员将外出开会带回，承办完毕的文件材料及时交给文档人员确保文件材料的齐全完整。
（4）负责对本部门兼职档案人员和有关业务人员档案工作责任制的考核工作。
5、各部门兼职档案人员职责
（1）实施单位档案管理规定和制度，随时将本部门形成的文件材料进行收集、整理，按规定立卷后，向档案室移交归档。
（2）熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促、协助本部门有关人员做好文件材料的积累、整理并进行平时立卷工作。
（3）对保存在本部门的文件材料做好提供利用及安全保护工作。
6、有关专业技术人员、行政干部职责
（1）对本部门在业务、行政、科研、管理等各项工作中形成的文件材料的完整、准确、系统、安全负责。
（2）对办理完毕的文件材料，应根据本部门文件材料的归档范围交部门兼职档案人员，任何人不得将文件材料据为己有或拖延不交。
（3）认真执行科技档案“三同时”、“四纳入”的规定。在科研课题或基建工程结束或告一段落时，必须将文件材料收集齐全，及时立卷归档，并保持材料内容准确、字迹工整、图样清晰。协同本部门兼职档案人员做好保管期限和密级划分工作。
一、档案安全保密规定
为确保本单位档案信息的安全，制定本规定。
1、档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本单位的机密。
2、档案管理人员应（适当区分）根据国家有关规定和本单位实际，对各种载体的文件和档案划分密级。对涉密文件和档案加强保密措施，并采取相应的借阅制度，在一定时间内只限一定范围的人员知悉。
3、档案管理人员不得私自将涉密文件、档案资料带出档案室。未经批准，不得将涉密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。
4、有关部门需查阅涉密文件或档案须经单位主管领导批准，并只限在档案阅览室利用。利用涉密档案的单位或个人不得擅自扩大范围，有保守秘密的责任和义务。
5、不得与无关人员谈论涉密档案内容。
6、下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。
7、经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。
8、档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。
二、档案保管规定
为保护好本单位的档案材料，维护档案的完整与安全，制定本规定。
1、接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
2、案卷入库要做到卷（件）、目录相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。
3、管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。
4、研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，发现破损档案及时修补、复制，发现问题及时采取措施进行处理。
5、档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。
6、借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。
7、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。
8、每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到账物相符。对破损或载体变质档案，要及时保行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
三、档案库房管理规定
1、档案库房要贯彻“以防为主、防治结合”的原则。
2、库房要有安全防护措施，安装防盗门窗，指定专人管理，非工作人员一律不得进入库房。
3、保持档案库房整齐干净，档案入库前，必须严格检查，档案柜内应施放防霉、防虫药剂。
4、档案库房每半年要定期进行安全检查，按照防火、防盗、防光、防渍、防有害生物、防尘、防高温、防潮、防有害气体等要求，及时排除档案保管中的安全隐患。
5、档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温度基本保持在14－24°C，相对湿度在45－60%之间。
6、保持库房的卫生清洁，库房内严禁吸烟，库房内不准存放易燃、易爆、腐蚀性的物品。
7、节假日或较长时间无人时，要加封加锁，注意保卫。
四、档案鉴定销毁规定
为了保证库藏档案的质量，保护好有价值特别是有重要价值的档案，结合本单位的实际情况，制定本规定。
1、成立档案鉴定工作小组，由主管领导、办公室主任、档案人员及业务部门负责人组成。
2、各部室在文件材料归档时，应根据本单位制定的《归档范围》和《档案保管期限表》，将应归档的文件收集齐全，并准确划分档案的保管期限。
3、对保存在单位档案部门的保管期限届满的档案，先由单位档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交单位档案鉴定小组审定。
4、对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由单位档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送单位主管领导批准后进行销毁。
5、销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册。档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。
6、销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。
7、档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。
五、档案借阅规定
为维护档案的完整与安全，服务单位各项工作，根据单位档案管理的具体情况，制订本规定。
1、本单位员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。
2、借阅本单位档案须办理登记手续，查阅涉密档案须经分管副书记批准，利用涉密档案的部室或个人有保守秘密的责任和义务。
3、本单位档案一般不外借，借阅时应在档案部门指定的地方进行阅览。确须外借的档案，要经分管副书记同意，按时归还。
4、所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。
5、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。
6、摘抄或复印档案材料的有关内容，须按有关规定，经主管领导批准后方可复制。
7、调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
8、外单位人员借阅本单位档案，须持有所在单位介绍信和本人工作证，办理有关手续，经分管副书记同意后方可借阅。
六、档案归档规定
为了完整、系统地保存本单位工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，用以满足各方面的需要，特制定本规定。
1、归档文件材料的范围：按照《文件材料归档范围保管期限表》，凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
2、归档文件材料的要求：必须字迹清楚工整，纸张和文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；材料要完整、系统、准确；必须是原件；保持归档文件材料之间的历史联系，区分不同保管期限，按分类、编号的规定进行分类、登记、编目造册；文件材料归档必须办理移交手续。
3、归档材料质量要求：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的联系，区别不同价值，确定保管期限；两个以上部门办理的工作形成的材料，以主办部门（牵头部门）归档；案卷标题应简明确切，填写齐全。其他要求按照相关规定办理。
4、归档文件材料的时间：各项管理工作形成的文件材料，在第二年的三月份前，要将应归档的文件材料组成保管单位，由本部室负责人审定后，向档案部门归档；当年完成的工作，当年归档，跨年度完成的工作，以完成的年度归档；当年形成的会计档案，在会计年度结束后，由会计部门继续保管一年，期满后，由会计部门编制移交清册，移交单位档案部门统一保管；其它文件材料按有关规定办理。
七、档案统计规定
统计工作是档案现代化管理中的重要环节。为使统计工作更加全面，统计数字更加精确，统计方法和手段更先进和科学化，特制定以下规定。
1、档案统计是档案部门和有关领导掌握情况、分析和研究问题、制订计划、指导工作的重要环节。
2、根据上级有关部门的要求责成专人负责档案统计工作，做到统计准确、填报及时、报送准时，并注意保密。
3、档案的收进、移出、销毁、利用等应建立登记簿及时登记，于年终累计，做到账物相符。
4、及时收集档案利用效果情况的登记，重点收集起到重大效果和对工作起到重要作用的事例。
5、对各种统计数字进行综合分析，找出问题，提出改进措施。
八、档案工作人员岗位职责
为加强本单位档案管理工作，充分发挥档案应有的作用，不断提高档案管理水平，特制订主管档案工作领导、办公室主任、档案部门专（兼）职档案人员、各部门分管档案工作负责人、各部门兼职档案人员、有关专业技术人员、行政干部档案工作职责。
1、主管单位档案工作的领导职责
（1）统一领导单位档案工作，贯彻执行国家《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策及规定；审批单位档案工作规划、规章制度；审批单位档案的鉴定销毁名录。
（2）负责将单位档案工作纳入领导议事日程，定期研究解决档案工作中存在的问题，保证档案工作的有序开展。
（3）监督档案工作岗位责任制的考核及奖罚。
（4）组织协调单位内各部门档案工作的关系。
2、办公室主任的职责
（1）组织贯彻执行国家、省、市及行业有关档案工作的法律法规和业务标准，发动和组织单位档案人员全面完成档案工作任务。
（2）拟定单位档案工作的各项管理制度和年度档案工作计划、总结，听取档案部门工作汇报，检查档案工作任务落实情况。
（3）召开单位档案工作会议，总结布置档案工作，交流档案工作经验，研讨工作中存在的问题和解决办法。
（4）负责单位专（兼）职档案人员的业务培训及学习，负责单位档案工作责任制的考评工作。
（5）负责机密档案借阅和外单位档案借阅的审批，负责对到期档案的鉴定和销毁的组织工作。
3、档案部门专（兼）职档案人员职责
（1）编制档案工作规划、计划、并组织实施；认真执行上级有关档案工作的指示要求，维护档案的齐全、完整、系统、安全。
（2）组织各部门专（兼）职档案人员的业务学习培训；组织单位档案工作责任制的考评工作。
（3）负责单位档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用工作。
（4）指导、督促并协助单位各部门及所属单位做好文件材料的形成、积累、整理立卷及归档工作，把好质量关。
（5）认真执行档案入库的清点、登记、验收、移交目录、保管期限的确定工作，做到帐物相符。
（6）负责机密档案借阅和外单位档案借阅的请示，负责档案鉴定销毁的实施工作。
（7）及时总结档案工作情况，向分管领导汇报档案工作，提出档案工作的意见和建议。
（8）参加本单位基建工程竣工验收和购进设备开箱等活动，监督指导有关部门加强有关文件材料的前期控制，保证其齐全完整、系统准确。
（9）牢固树立服务意识，及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作。
（10）做好档案的保密和“八防”工作，对档案库房、设备、专用工具等设施的添置和档案管理中的问题及时向领导提出建议，对保管档案的安全、完整、保密负责。
4、各部门分管档案工作负责人职责
（1）掌握单位档案工作的有关制度规定，熟知涉及到本部门的具体要求。
（2）将档案工作列入本部门的工作内容之一，做到档案工作与本部门其他工作布置、检查、总结“三同时”；对科研课题、基建工程等档案必须按有关规定做到“四纳入”；配备能适应本部门工作需要的兼职档案人员并保持相对稳定。
（3）对本部门档案的完整、准确进行审查。督促兼职档案人员按时完成文件材料的积累、整理、归档工作；督促本部门业务人员做好文件材料的平时立卷和整理、移交工作；督促本部门领导干部和业务人员将外出开会带回，承办完毕的文件材料及时交给文档人员确保文件材料的齐全完整。
（4）负责对本部门兼职档案人员和有关业务人员档案工作责任制的考核工作。
5、各部门兼职档案人员职责
（1）实施单位档案管理规定和制度，随时将本部门形成的文件材料进行收集、整理，按规定立卷后，向档案室移交归档。
（2）熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促、协助本部门有关人员做好文件材料的积累、整理并进行平时立卷工作。
（3）对保存在本部门的文件材料做好提供利用及安全保护工作。
6、有关专业技术人员、行政干部职责
（1）对本部门在业务、行政、科研、管理等各项工作中形成的文件材料的完整、准确、系统、安全负责。
（2）对办理完毕的文件材料，应根据本部门文件材料的归档范围交部门兼职档案人员，任何人不得将文件材料据为己有或拖延不交。
（3）认真执行科技档案“三同时”、“四纳入”的规定。在科研课题或基建工程结束或告一段落时，必须将文件材料收集齐全，及时立卷归档，并保持材料内容准确、字迹工整、图样清晰。协同本部门兼职档案人员做好保管期限和密级划分工作。
